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廣州會議會務策劃五大要素 | 智凡策劃實戰分享

人氣: 發表時間:2019-07-11

一般廣州大型會議會務活動策劃,會議會務統籌管理主要分5部分:會前準備(場地預定、策劃方案、物料統籌、人員分工等)、會議開始、會議進行,會議總結以及跟蹤執行。會議會務統籌管理是核心,活動執行管理是目標。因此,要想成功舉辦一場大型的會議活動,前期的會議會務策劃是關鍵。所謂會議會務策劃,它是一種資源的整合與配置過程,都是在控制會議風險的基礎上,使會議效果最佳。要想會議開得好,風險控制早做到。大凡一場會議活動最可能出現的失誤,在不同的會議階段有不同的表現,一般會議會務活動都具備以下特點:

 

1、必須有鮮明的目的性。

不是一般的目的,而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。假如一個機構的公關目標跟社會需求發生矛盾時,你作為該機構的公關顧問,應該怎樣處理這個問題?一個組織的形象只有永遠與社會協調同步,才有可能在社會環境中樹立起良好的組織形象,如果靠欺騙的手法,即使一時占領了銷售市場,或者說提高了市場占有率,但最終還是要退出這個市場的。國內過去有這樣一個案例:商場為了促銷,組織工作人員提著商品,在商場里走來走去,這絕對不符合我們公關的職業道德,這是一種欺騙行為,對樹立企業的良好形象絕沒有好處。因此,活動的目的性應該站在社會綜合的立場上,并不僅僅是站在我們某一個企業的立場上。

2、廣泛的社會傳播性。

公關的大型活動本身就是一個傳播媒體,其作用像一個大眾傳播媒介,只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發生傳播作用的,一旦這個活動開展起來,就能產生良好的傳播效果,我們還應該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與,因此,大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的,這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。

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3、嚴密的操作性。

在組織大型活動的過程中,給我們成功與失敗的機會只有一次,策劃大型活動每一次都是現場直播,一旦出現失誤就無法彌補了。舉辦大型活動而導致釀成傷亡事故是不少的,丹麥在 2000 年舉辦了一個音樂會,就變成了一個 8 人死亡、 20 多人受傷的慘案。成都也曾因為施放廣告氣球,使8架本應在成都降落的飛機在其他城市迫降。所以,大型活動的策劃與實施的周密性,絕對不能掉以輕心。

4、高投資性。

一個大型公關活動要投入的資金和費用往往都是比較大的,絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神,但高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要,一般不要動輒使用大型活動的手段。

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5、合理的流程安排(參考)

07:00 盤點清查各種物品的準備情況。

07:10 確定能夠到會的嘉賓,并建立與會代表數據庫、打印表格。

07:20 相關人員帶齊各種物品從組委會出發。

07:50 到達會場,開始會場外的布置。

08:30 開始會場內的布置,調試各種設備及網絡。

09:10 會場布置完成,相關人員待命。

09:20 與會代表開始在會場門口聚集,等待入場。

09:30 開始入場,禮儀、檢票、護衛、主持、與會代表、專家、領導等就位。

09:50 播放視頻

09:55-10:00 幕后音

10:00-10:05 開場白

10:05-10:07 領導入場(音樂)

10:07-10:20 領導一講話

10:20  鮮花

10:20-10:22 領導退場(音樂)

10:22-10:25 主持

10:25-10:27 領導入場(音樂)

10:27-10:35 領導二講話

10:35  鮮花

10:35-10:37 領導退場(音樂)

10:37-11:10 專家演講:《擁抱健康時代》

11:10-11:30 演示產品

11:30-11:40 試點代表受贈,領導授匾/授牌

11:40-12:00 受贈代表講話(4位)

12:00-12:05 領導入場(音樂)

12:05-12:15 代表入席午餐宴會

12:15-12:20 組委會領導:祝酒詞

12:20-13:30 午餐宴會/產品演示區及體驗區開始活動

13:30-14:00 歡送嘉賓出場

14:00  會場清理

 


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